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2023年，國家檔案局對多項(xiàng)DA/T檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了修訂與新增，重點(diǎn)聚焦電子檔案管理、科研項(xiàng)目檔案規(guī)范及證據(jù)效力維護(hù)等領(lǐng)域。以下從核心標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)鍵條款展開分析，揭示行業(yè)管理的新趨勢與技術(shù)要求。
一、科研項(xiàng)目檔案管理的全面升級(jí)：DA/T2-2023
該標(biāo)準(zhǔn)替代1992版，首次系統(tǒng)性整合科研檔案全生命周期管理要求，核心變化體現(xiàn)在以下方面：
管理框架重構(gòu)
新增科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)、科研電子檔案等術(shù)語定義，明確科研檔案管理需遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、全程管控、確保安全”原則。要求建立科研檔案管理責(zé)任體系，明確科研、檔案、信息化等部門職責(zé)，如科研部門需在項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)同步制定文件材料歸檔范圍，檔案部門需參與項(xiàng)目驗(yàn)收審查。
電子文件管理強(qiáng)化
針對科研活動(dòng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，標(biāo)準(zhǔn)提出科研電子文件歸檔時(shí)間應(yīng)與紙質(zhì)文件同步，且需采集完整元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建時(shí)間、責(zé)任人、系統(tǒng)環(huán)境等）。特別要求對接收的電子檔案進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性（簡稱“四性”）檢測，合格率需達(dá)100%。例如，科研電子檔案需采用符合長期保存要求的格式（如PDF/A、TIFF），并通過哈希校驗(yàn)等技術(shù)確保內(nèi)容不可篡改。
驗(yàn)收機(jī)制細(xì)化
引入分類分級(jí)驗(yàn)收原則：大型科研項(xiàng)目需召開專門驗(yàn)收會(huì)議，中小型項(xiàng)目可采用材料審核或現(xiàn)場檢查。驗(yàn)收內(nèi)容除傳統(tǒng)的完整性、準(zhǔn)確性外，新增“系統(tǒng)性”要求，即檔案需反映科研活動(dòng)的邏輯關(guān)聯(lián)與過程完整性。例如，科研數(shù)據(jù)需按實(shí)驗(yàn)階段、數(shù)據(jù)類型等維度分類存儲(chǔ)，并建立數(shù)據(jù)目錄索引。
二、電子檔案證據(jù)效力維護(hù)的技術(shù)突破：DA/T97-2023
該標(biāo)準(zhǔn)首次明確電子檔案作為法律證據(jù)的技術(shù)規(guī)范，填補(bǔ)行業(yè)空白：
證據(jù)效力維護(hù)的總體要求
強(qiáng)調(diào)電子檔案需在“受控、可信賴環(huán)境”中管理，通過固化技術(shù)（如數(shù)字簽名、區(qū)塊鏈存證）確保內(nèi)容不可篡改。例如，歸檔移交時(shí)需對電子檔案進(jìn)行哈希值計(jì)算，并將校驗(yàn)值上傳至可信時(shí)間戳服務(wù)平臺(tái)。
全流程技術(shù)措施
歸檔階段：要求電子檔案來源系統(tǒng)需通過等保三級(jí)認(rèn)證，歸檔時(shí)同步提交元數(shù)據(jù)及固化信息（如數(shù)字證書、操作日志）。
存儲(chǔ)階段：采用雙活數(shù)據(jù)中心或異地備份，定期進(jìn)行“四性”檢測，發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)需及時(shí)遷移至兼容環(huán)境。
利用階段：提供利用時(shí)需驗(yàn)證申請人身份，并記錄提取時(shí)間、范圍等信息。離線提供時(shí)，存儲(chǔ)介質(zhì)需經(jīng)過殺毒處理并加密傳輸。
存證方法創(chuàng)新
標(biāo)準(zhǔn)提出三種存證方式：電子簽名（需符合《電子簽名法》）、可信時(shí)間戳（需對接國家授時(shí)中心）、區(qū)塊鏈存證（需采用聯(lián)盟鏈技術(shù)確保數(shù)據(jù)不可篡改）。例如，采用區(qū)塊鏈存證時(shí)，需將電子檔案哈希值、存證時(shí)間、操作主體等信息上鏈，形成不可抵賴的證據(jù)鏈。
三、其他重要標(biāo)準(zhǔn)的修訂要點(diǎn)
檔案征集工作規(guī)范化：DA/T96-2023
新增征集范圍動(dòng)態(tài)調(diào)整機(jī)制，要求建立檔案價(jià)值評(píng)估指標(biāo)體系，明確征集流程需包含現(xiàn)場勘查、真?zhèn)舞b定、權(quán)屬確認(rèn)等環(huán)節(jié)。例如，對歷史檔案征集需進(jìn)行碳十四測年或筆跡鑒定，并簽訂法律文書明確所有權(quán)轉(zhuǎn)移。
商業(yè)銀行業(yè)務(wù)檔案管理細(xì)化：DA/T98-2023
針對金融行業(yè)特性，要求客戶身份資料、交易記錄等檔案保存期限延長至業(yè)務(wù)關(guān)系終止后15年，并強(qiáng)化電子檔案的跨境傳輸安全管控，需符合《個(gè)人信息保護(hù)法》等法規(guī)要求。
四、實(shí)施建議與行業(yè)影響
技術(shù)升級(jí)路徑
建議檔案部門優(yōu)先部署電子檔案管理系統(tǒng)（ERMS），集成元數(shù)據(jù)采集、固化存證、長期保存等功能。例如，通過OFD格式實(shí)現(xiàn)版式文件的防篡改，并與區(qū)塊鏈平臺(tái)對接實(shí)現(xiàn)存證信息實(shí)時(shí)同步。
管理流程優(yōu)化
建立跨部門協(xié)作機(jī)制，將檔案管理嵌入科研項(xiàng)目、業(yè)務(wù)流程的全周期。例如，在科研項(xiàng)目申報(bào)時(shí)同步明確歸檔范圍，在合同條款中約定電子檔案的所有權(quán)與保管責(zé)任。
人才能力提升
加強(qiáng)檔案人員的技術(shù)培訓(xùn)，重點(diǎn)掌握電子檔案“四性”檢測工具、存證技術(shù)應(yīng)用及法律風(fēng)險(xiǎn)防范。例如，通過案例教學(xué)掌握電子檔案在司法舉證中的關(guān)鍵要點(diǎn)。
2023年DA/T標(biāo)準(zhǔn)的更新，標(biāo)志著檔案管理從“實(shí)體保管”向“數(shù)據(jù)治理”的深度轉(zhuǎn)型。特別是電子檔案證據(jù)效力維護(hù)與科研檔案數(shù)字化的規(guī)范，為數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案價(jià)值的充分釋放提供了制度保障。各單位需結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)，將標(biāo)準(zhǔn)要求轉(zhuǎn)化為可落地的管理流程與技術(shù)方案，推動(dòng)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。
